会议是企业解决实际问题和发布指令的集体活动,但是也是一个高成本的经营活动。每过一分钟,意味着参会人数总分钟数浪费,而很多企业的管理人员并未掌握开会的技巧。具体而言,57.4%的人每星期平均开会2次以上。受访者中,40.8%的人是企业职员,300%的人是事业单位员工,12.9%的人是政府机关工作人员。另外,只有不到三成的白领觉得自身参加的会议有意义,而剩余的大多数白领均表示厌烦开会,甚至有人为此变成职场“恐会族”。通过会议的组织应该正确的树立企业形象的同时要解决企业现阶段问题与发布企业现阶段的工作指令,雅称“传达会议精神”那么会议效率地下是因为哪些原因呢,职业经理人小憨帮你解析以下六大原因:
很多企业开会存在会议前没有准备,甚至会出现“突发会议”、“临时会议”乃至公司并没有相关的会议制度。并没有针对会议的流程及行文规范有标准化的管理。
开会之前要首先确认时间与场地:其实我们大家都知道很多时候当企业要开会,乃至一些正式会议或大型会议都需要酒店或写字楼内的会议室预约。如一些创客空间中多个企业共享同一个会议是的情况是很常见的。会议的确定并不是拍拍脑子就确定,所以场地理应提前准备好而非到了时间才发现没地方了。
其次要确认设备:开会使用的设备要提前检查,如:投影仪、翻页笔、大屏幕、音响设备、话筒、白板、白板笔、白板擦等等当日会议需要的东西。不至于开会的过程中发现白板笔既然不出水等尴尬。
在确定好准确的时间地点后要审核参会人员的名单。并一一通知。通知参会人员时间地点、主题内容及准备事项。针对通知可选择:文字通知、语音通知、视频通知乃至当面通知等。别等到开会了某一位参会人员说自己没收到通知或者依旧存在缺席的状况。人员未到期的会议效率会大大折扣。毕竟开会的目的是将信息传达给每一位参会人员,而非走个过场。
不管您是谁,您是何身份。如确认该会议中要求您发言,您就应该尊重本次发言,应该提前了解会议主题,可能的会议内容,同时准备个人所需要发表的观念、总结或计划等。如未准备那么会因您一个人大大浪费所有参会人员的时间,无形之中增加了企业的人力成本、场地成本、设备成本等等。
作为参会的人,您要准备会议中在大多数情况下要参会人员表决或确认的内容。通过会议表决能够获得您需要的结果或者解决您想解决的问题。所以您需要列举出您需要让参会人员讨论的内容。
作为企业会议中应该有正确的发言顺序或需要一名会议主持引导发言顺序,而非你一言我一语的胡乱发言,避免浪费所有人的时间。针对会议内容的发言顺序可选择按照部门顺序、职位顺序、座位顺序等进行发言,杜绝发言插嘴或带个人想法干预他人发言的行为,避免参会人员中有人未发言会后却表明了自己针对会议有意见的现象。
每个会议应该有标准的会议记录,按照发言顺序记录会议中每个人的发言内容的重点。并非要求把所有的内容记录在案,而是把有关会议主题、会中讨论、会议决策等重点内容做记录。同时散会后第一时间整理会议纪要,最多不延迟一日的速度让参会所有人员进行签字确认。防止会后不承认自己发言或会后不承认会议内容的现象。
针对不同的会议应该有不同的突发状况预案。如:音响坏了怎么办?有人迟到怎么办?甚至有一些不可抗力的因素导致会议无法正常进行怎么办?等等问题。
会议主题应该是明确且通过字面意思直接了解内容的。如:晨会、夕会、周例会、月度会、年中会、年度会、战略会、财务会、部门负责人会议、小组讨论会议等等。并且应在通知中告知参会人员会议讨论的主要内容有哪些,并要求参会人员准备发言材料。
很多企业会后无执行的原因大部分是由于会议内容的确认并没做到位。同时并没有确立会议中部署的事情实施奖惩应该是如何的。针对这个解决的最好的方法就是在会中讲清部署的同时讲好奖惩并得到参会人员的一致同意,以会议纪要的形式要求所有参会人员进行签字。在执行的过程中阶段性审查工作并以会议纪要所讲述的为依准进行结果判断及相关奖惩。
有些企业开会的理由五花八门,明明只需要一个通知就可以的事情还有必要进行全员会议。甚至强加个人理念进行开会,并未以“企业”“团队”“大集体”利益为核心的进行过会议。针对事情的判断缺乏一定的逻辑性。针对此类事情应在会议过程中通过沟通并告知或通过《会议制度》针对哪类事情需要开会解决进行约束。
开会的时间会有很多方面的影响,但整体来说影响开会的时间如下:会前没有准备、会中无流程、没时间观、甚至是没有老板思维。毫无意义的浪费所有人的时间。针对会议时间应该明确形成周期性或进行合理化的优化。让参会所有人员做好工作调整,不至于为了参会却影响了本应做的手头工作。到时候的评价确实这个人能力不足。
会议发言的内容应该精准无误的提前准备,针对讨论及决策不分也应该有标准化流程。同时企业应该针对会议中需要发言的人员要求做好提前准备。如为准备好应有相应的处罚措施。如会议中常见的就是:只讲过程不讲结果、只讲大概不讲数据、随便发言没有重点、思维跳跃没有逻辑等四个现象。应该在会议主持人的要求下回答并发表正确清晰的言论。而非“本周工作日常拓展”等含糊其辞的内容。理应为“本周市场拓展工作陌生拜访N家,咨询量M家,成交P家,针对成交过程中有某某建议分享。针对客户提出来的某某问题我想参会人员举手表决”等清晰明了的话语。
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